Comment équiper votre PME d’un système de contrôle de gestion à la fois économe et efficace?

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Au cours des dernières années, j’ai eu l’occasion d’intervenir dans une quinzaine de PME qui étaient toutes en besoin fort d’un système de pilotage économique leur permettant de piloter leur  performance et les équilibres financiers qui y sont attachés. Mon constat est que les PME françaises sont, en règle générale, mais pas toujours, sous équipées dans ce domaine et qu’une situation de besoin urgent se présente lorsque la PME en croissance atteint une taille de 70-80 personnes. Les petites structures de 10-30 personnes peuvent tourner  avec des outils simples (logiciel  comptable +Excel…) et des ressources humaines « administratives» souvent limitées à  un comptable età un responsable bureautique. Cette « configuration » si elle peut suffire aux besoins, a minima, d’une petite entreprise , devient inadaptée à la PME de taille moyenne en croissance. Il s’agit alors de maîtriser la rentabilité et la trésorerie associée pour un portefeuille de produits devenu plus complexe. Il s’agit, également d’anticiper les signaux précurseurs de dérives et de réagir en conséquence. Il s’agit donc de mettre en place un véritable contrôle de gestion, faute de quoi, l’entreprise risque de disparaître. Alors, comment faire, en sachant que, par définition , la PME dispose , souvent, de peu de compétences humaines dans ce domaine  et de ressources financières  contraintes ?  L’expérience m’a appris que la PME  devait respecter 3 règles simples et, plus encore que la  grande entreprise, agir de manière progressive et structurée:

REGLE N°1 : Agir, simultanément, sur les compétences, sur les outils, sur la culture d’entreprise

Il ne sert à rien, voire il est négatif d’installer des systèmes sans avoir les compétences pour les exploiter. Une première étape consiste souvent à recruter un responsable comptable qualifié ainsi qu’un contrôleur de gestion. Ils se contenteront, dans un premier temps, de travailler sur un reporting simple, par exemple le chiffre d’affaires, le poste clients, la marge opérationnelle, avec des outils simples, en l’occurrence souvent Excel. Dans un deuxième temps, sur des besoins précisément exprimés, des données fiables et des ressources humaines renforcées, il est souhaitable de mettre un reporting opérationnel et budgétaire plus détaillé, permettant, de ce fait d’affiner des trajectoires opérationnelles.

 REGLE N°2 : Prendre le temps d’exprimer précisément ses besoins

C’est le corollaire du point précédent. Vouloir installer trop vite un outil informatique décisionnel se solde par un échec dans la mesure où il restituera des informations mal « digérées » par les managers opérationnels. Cela rejoint le point précédent. Mieux vaut commencer par un reporting simple avec des outils rudimentaires. Cela laisse le temps de préciser les besoins.

 REGLE N°3 : Impliquer la Direction générale

Souvent, les Directions générales, très impliquées dans les activités opérationnelles, notamment commerciales, ne prennent pas le temps de s’intéresser au Contrôle de gestion. Il y a un enjeu fort à leur montrer, très en amont, avec l’aide d’un reporting simple, tout l’intérêt d’un pilotage prévisionnel et régulier des trajectoires.

Denis Molho, Associé DMEPerformance

Pour en savoir plus : « Mettre en place efficacement le contrôle de gestion dans votre PME » ; D.Molho Ellipses.

https://www.amazon.fr/Mettre-place-efficacement-contr%C3%B4le-gestion/dp/2340016126/ref=sr_1_3?ie=UTF8&qid=1494230548&sr=8-3&keywords=denis+molho

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