Offre d’emploi (06/2017) : responsable des opérations d’une association professionnelle

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Présentation de l’association Fapics

Cette association française a pour missions :

  • le partage des bonnes pratiques en Supply Chain Management (SCM)
  • le développement des compétences par la validation et la promotion des certifications professionnelles internationales au service de la compétitivité des entreprises
  • la mise en valeur des savoirs faire français en SCM pour contribuer à la création d’emplois

L’association anime une communauté de 1300 adhérent-es et de 20 cabinets d’expert-es, organismes de formation, universités et écoles partenaires et est en relation fréquente avec des associations internationales.

L’association a une forte ambition de développement et souhaite confirmer son leadership en France dans la « niche » : association indépendante de recherche, développement et promotion des bonnes pratiques en SCM pour la croissance des entreprises et les parcours d’excellence certifiant à l’international des professionnel-les et étudiant-es.

L’association construit un partenariat avec le pôle de compétitivité Finance Innovation pour établir des ponts entre les communautés Supply chain et Finance dans le cadre d’un projet de digitalisation de sa communication (utilisation des réseaux sociaux puis modernisation de son site web) et avec le déploiement de deux serious game internationaux. Le premier « The Fresh Connection » assure depuis 4 ans sa visibilité dans la communauté Supply chain nationale. Le 2ème « The Cool Connection », destiné à la communauté financière, est en déploiement.

Descriptif du poste à pourvoir (plein temps)

Assurer l’organisation opérationnelle et le fonctionnement administratif de l’association sous la supervision de la direction générale et en lien avec les administrateur-es et les adhérent-es les sociétés prestataires et les stagiaires.

Liste des administrateurs de Fapics : http://www.fapics.org/762_p_48996/ca-2017.html

Missions :

  1. Activités administratives et comptabilité

A. Gestion administrative

  • Répondre ou rediriger les e-mails reçus au secrétariat (environ 20 /jour)
  • Assurer le logistique des réunions physiques des administrateur-es (3 par an) et des conférences téléphoniques (1 par mois)
  • Préparer et suivre les contrats de partenariat nationaux et internationaux
  • Assurer l’archivage électronique des documents légaux
  • Recruter et superviser des stagiaires le cas échéant

B. Comptabilité et administration financière, en lien avec le cabinet comptable

  • Saisir et suivre les factures et devis clients avec le logiciel de comptabilité (Dolibarr)
  • Suivre les paiements fournisseurs et le recouvrement des factures clients
  • Gérer les adhésions individuelles avec le logiciel d’adhésion en ligne
  • Gérer les adhésions entreprise et les adhésions individuelles associées
  • Participer à des levées des fonds et contribuer au sponsoring des évènements

2. Activités commerciale et marketing

A. Relations avec les adhérent-es

  1. Suivre les adhésions dans le groupe privé Linkedin et susciter les réadhésions
  2. Répondre aux questions des adhérent-es et alimenter une FAQ
  3. Tenir le stand lors de 4 congrès / an, gérer les demandes et les transformer en adhésion
  4. Suivre et anticiper l’évolution des besoins des adhérent-es actuel-les et potentiel-les
  5. Participer à la veille vis-à-vis d’autres associations nationales et internationales

B. Communication web, réseaux sociaux, évènementielle

  • Suivre les actions de digitalisation avec la direction générale, les administrateur-es et les prestataires agence de communication et attaché-e de presse
  • Gérer le contenu, la maintenance et les évolutions du site web et des réseaux sociaux : Linkedin page et groupe adhérent-es privé selon les directives éditoriales
  • Assurer la logistique de la préparation de 4 congrès par an et d’une AG annuelle
  • Assurer le lancement de formations innovantes (1 à 2 / an)
  • Participer au développement d’autres réseaux sociaux pertinents
  • Assurer le marketing et la création d’évènements en lien avec des adhérent-es actifs
  • Participer à la production de supports de communication (films, webinar, podcast…)

3. Activité animation de la commercialisation des serious game

Marketing et logistique serious games

  • Mettre au point le plan marketing dès septembre et le suivre jusqu’à la finale internationale 1 an plus tard avec les partenaires concernés
  • Organiser les journées de qualification à Paris et en région
  • Assurer la liaison avec les organisateurs hollandais pour les challenges professionnels et étudiant-es et le suivi des inscriptions
  • Accueillir les équipes lors de la finale française (40 personnes) et collaborer à la logistique avec les sites d’accueil

Compétences requises :

  • Sens du contact de l’étudiant-e au patron d’entreprise
  • Rigueur administrative et suivi comptable
  • Aisance en bureautique, site web, logiciel de suivi d’adhérent-es
  • Excellente expression écrite et orale en français et écrite en anglais
  • Une expérience en association professionnelle liée à l’international serait un plus

Durée du travail et rémunération :

En fonction de l’expérience, partie fixe et une partie variable seront négociées, la partie variable étant fonction du nombre d’adhérent-es renouvelés et nouveaux grâce aux actions développées.

Contact : caroline.mondon@fapics.org

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